Nel precedente articolo “Dematerializzazione delle fatture energetiche aziendali: cos’è e quali vantaggi ha“, abbiamo parlato della dematerializzazione delle bollette: una delle procedure più caratteristiche dell’era di transizione dal cartaceo al digitale.
Tuttavia, complice il fatto che la dematerializzazione è uno dei cambiamenti introdotti dalla rivoluzione digitale, le parole “dematerializzazione” e “digitalizzazione” vengono usate spesso impropriamente. La domanda a cui vogliamo rispondere oggi è “quando si può parlare di documento dematerializzato e quando, invece, si può parlare di documento digitalizzato?”
Scopriamolo!
Dematerializzazione delle fatture energetiche
La dematerializzazione è un procedimento attraverso il quale un documento, inizialmente cartaceo, viene convertito in un documento digitale.
La procedura di dematerializzazione avviene per mezzo di strumenti di acquisizione di immagini (generalmente scanner), in grado di riportare il documento in un file, solitamente in formato .png, .jpeg o .pdf.
Attraverso una corretta procedura di dematerializzazione, il documento originale cartaceo viene scartato (è il termine tecnico per indicare la sua eliminazione/distruzione) e il documento digitale ottenuto dalla conversione acquisisce valore giuridico e probatorio.
La dematerializzazione, quindi, non genera una semplice copia dei documenti cartacei, ma ne crea una sostituzione digitale.
Tuttavia, affinché i documenti convertiti siano considerati validi, la dematerializzazione deve avere seguire un iter preciso.
Digitalizzazione delle bollette
La digitalizzazione, invece, non consiste in alcuna procedura di trasformazione: il documento viene già prodotto ed emesso in formato digitale. Il documento “originale”, quindi, nasce già virtualmente e non è soggetto a tutti i dettami procedurali della dematerializzazione.
Un esempio recente di digitalizzazione è la fattura elettronica, adottata da tutte le aziende a partire dal 1 gennaio 2019.